Strokovnjak za administrativno podporo (m/ž)

Opis delovnega mesta

Administrativne naloge:
- upravljanje korespondence (sprejem in pošiljanje pošte, e-sporočila, telefonska komunikacija)
- priprava, urejanje in arhiviranje dokumentacije (pogodbe, poročila, zapisniki sestankov ipd.)
- organizacija in koordinacija sestankov, poslovnih potovanj in dogodkov
- sprejem obiskovalcev in zagotavljanje podpornih storitev pri srečanjih

Napredne administrativne naloge:
- priprava poročil, analiz in preglednic za vodstvo podjetja
- sodelovanje pri pripravi internih procedur in pravilnikov
- upravljanje s poslovnimi podatki v sistemih ERP, CRM ali podobnih poslovnih platformah
- spremljanje projektov in zagotavljanje skladnosti z dogovorjenimi roki
- sodelovanje pri pripravi letnih načrtov, proračunov in spremljanju stroškov
- pomoč pri koordinaciji med oddelki in zunanjo komunikacijo s poslovnimi partnerji

Podpora vodstvu:
- priprava gradiva za sestanke in predstavitve
- upravljanje koledarja vodstva ter pomoč pri postavljanju prioritet
- sodelovanje pri vodenju manjših projektov ali aktivnosti, povezanih z operativnimi nalogami vodstva

Ostale odgovornosti:
- spremljanje zakonodajnih in administrativnih zahtev (npr. spremljanje roka veljavnosti pogodb ali licenc)
- priprava osnutkov dokumentov za odvetnike, notarje ali druge strokovnjake
- skrb za skladnost poslovne dokumentacije z notranjimi pravili podjetja
- koordinacija in pomoč pri organizaciji izobraževanj in delavnic za zaposlene

Pogoji

Izobrazba in izkušnje:
- zaključena višja ali visoka izobrazba s področja administracije, ekonomije, menedžmenta ali sorodnega področja
- izkušnje na področju administracije (vsaj 1 leto) ali na podobnem delovnem mestu z razširjenim naborom nalog

Tehnične kompetence:
- odlično znanje uporabe računalniških orodij (MS Office – zlasti Excel, Word, PowerPoint)
- prednost je poznavanje sistemov za upravljanje dokumentacije ali poslovnih procesov (ERP, CRM)
- dobro znanje angleškega jezika (pisno in ustno); dodatni tuji jezik je prednost

Organizacijske in osebnostne lastnosti:
- izjemna organiziranost in sposobnost upravljanja več nalog hkrati
- natančnost, analitičnost in pozornost do podrobnosti
- samostojnost pri delu ter proaktivnost pri iskanju rešitev
- izjemne komunikacijske veščine in profesionalen odnos
- pripravljenost na učenje in prilagajanje spremembam

Odgovornost in zaupanje:
- sposobnost diskretnega ravnanja z zaupno poslovno dokumentacijo
- usmerjenost k doseganju dogovorjenih ciljev in rokov

Če iščete priložnost za delo, kjer lahko pokažete svojo natančnost, organizacijske sposobnosti in odgovornost, je to delovno mesto pravo za vas!

Kaj vam ponujamo

- dinamično delovno okolje: delo v urejenem in spodbudnem okolju, kjer so cenjeni profesionalnost, zanesljivost in pozitivna energija
- raznolikost nalog: poleg klasičnih administrativnih nalog možnost sodelovanja pri projektih, pripravi analiz in koordinaciji procesov
- priložnosti za razvoj: možnost strokovnega in osebnega razvoja skozi izobraževanja, delavnice in sodelovanje pri zahtevnejših projektih
- podpora vodstvu in timsko delo: aktivno sodelovanje z vodstvom in ostalimi oddelki, kjer se krepi timski duh in učinkovitost
- konkurenčni pogoji: redno plačilo z možnostjo dodatnih ugodnosti, ki so odvisne od dosežkov in angažiranosti
- stabilno delovno razmerje: možnost dolgoročnega sodelovanja z jasno opredeljenimi nalogami in odgovornostmi
- prostor za iniciativnost: spodbujamo proaktivne predloge za izboljšanje procesov in učinkovitosti pri delu

Druge informacije