Ali delate od doma in se vam zdi, da noben virtualni sestanek s sodelavci ne vodi do želenega cilja? Kako povečati učinkovitost spletnih srečanj za splošno zadovoljstvo? Ponujamo vam 3 nasvete s katerimi bodo vaši virtualni sestanki boljši in produktivnejši.
1. Pripravljeni
Glede na vrsto poslovnega dogovora pošljite zaposlenim vabilo na sestanek nekaj dni vnaprej. Če obstaja možnost, da ga vpišemo v skupni koledar z opomnikom, še boljše.
Tistim, ki so sprejeli vabilo na sestanek, "pošljite dnevni red vsaj en dan pred izvedbo ", kjer si bodo udeleženci lahko natančno ogledali o čem bo govora in v kakšnem vrstnem redu. Tako bodo kolegi prišli pripravljeni, vedeli bodo kdaj so na vrsti. Dnevni red mora vsebovati tudi seznam odgovornosti za vsako osebo, ki jih je mogoče z vsakim novim srečanjem zamenjati. Pri tem si lahko pomagate s tem seznamom osnovnih vlog: vodja ali moderator sestanka, tehnična podpora (če se pojavi težava), zapisnikar in odgovorni za posamezne naloge/teme/vprašanja.
2. Pozor
Sestanek izvedite na platformi, ki je dostopna vsem in je enostavna za uporabo. Kot opombo v vabilu na sestanek napišite, da vse udeležence pred začetkom prosite, da preverijo povezavo z internetom in odpravijo morebitne tehnične težave. To bo zmanjšalo možnost zamrznitve zaslona ali prekinitev govorcev sredi sestanka. Pri tem dodajte priporočilo uporabe računalnika namesto mobilnih naprav, saj bodo sodelavci tako bolj fokusirani kakor pri spremljanju sestanka pri preko telefona. Pozornost je bistvena točka vsakega sestanka, pa naj bo to v živo ali na spletu. Udeleženci naj posvetijo vso pozornost sestanku, ne pa, da ga poslušajo v ozadju in se odzovejo izključno le na omembo lastnega imena.
3. Zdaj
Zadnji korak se nanaša na sestanek. Čeprav delate od doma, se oblecite poslovno ter poskrbite, da imate nevtralno odzadnje. S tem pokažete spoštovanje do sestanka, kakor do vaših sodelavcev. Na začetku sestanka pozdravite vse prisotne in se jim zahvalite za njihovo prisotnost. Tako bodo imeli udeleženci sestanka večjo voljo biti tudi sami bolj aktivni med srečanjem. Tudi kratka navodila glede sodelovanja na sestanku ne bodo škodila: (1) kamera je ves čas vklopljena; (2) mikrofon se vključi zgolj ko govorimo, (3) če se želimo pridružiti razpravi ali podati svoj prispevek se uporabi gum »dvig roke« s katerim nam bo moderator ob priložnosti predal besedo. uporabi možnost dviga.
In še zadnja pomembna stvar: prosite za evalvacijo sestanka. Udeležence sestanka prosite za povratne informacije o kvaliteti sestanka s katerimi bodo lahko prispevali k boljšemu in učinkovitejšemu spletnemu sestankovanju v prihodnosti. Če si vzamete čas in upoštevate vse zgornje smernice, bodo tudi virtualni sestanku postali bolj produktivni in mogoče celo zabavni.
Vir: MojPosao
