Težko je vedeti, ali svoj čas izkoriščamo učinkovito? Delamo predano, vendar ali svoj čas in trud tudi ustrezno investiramo?
To vprašanje si je postavljala tudi Dorie Clark, marketinška strateginja, profesorica in avtorica knjig Odkrijte sami sebe (»Reinventing You«), Izstopajte (»Stand Out«) in Jaz podjetnik (»Entrepreneurial You«), ki se je odločila, da bo en mesec do pol ure natančno beležila kako preživlja svoj čas za namen izboljšanja svoje produktivnosti in delovno-zasebne organizacije življenja. Za zapisovanje svojih dejavnosti je preprosto uporabila Excel tabelo.
V nadaljevanju razkrivamo modrosti o produktivnosti in upravljanju s časom, do katerih je prišla priznana avtorica:
1. ORGANIZIRAN MULTITASKING
Prava vrsta multitaskinga (opravljanja več opravil na enkrat) lahko pozitivno pripomore k kvaliteti vašega življenja.
Verjamem, da ste navajeni opozoril: »Izogibate multitaskingu, saj ko počnemo več stvari na enkrat trpijo naše kognitivne sposobnosti, smo manj zbrani, svojega dela ne opravljamo učinkovito, itd«. To seveda velja za večino dejavnosti, vendar - za nekatera opravila to ni ovira.
Na primer, skoraj vsakdo lahko posluša podcaste ali audio knjige med vadbo, kuhanjem ali na poti v službo, in če na delovnem mestu jeste sami, lahko med kosilom berete. Tako lahko učinkovito združite dve ali več opravil na enkrat in pridobite dodatno uro ali dve v dnevu. Dorie Clark je s tovrstnim strateškim multitaskingom v svoj vsakdan uspešno vključila dve uri branja in dodatnih 90 minut poslušanja zvočnih vsebin.
2. ZDRUŽITE SVOJE POSLOVNE IN OSEBNE STIKE
Veliko ljudi se še vedno drži pregovora: »Ne združuj osebnega in poslovnega življenja«. Kljub temu, da so meje med osebnim in poslovnim življenjem vsekakor potrebne, je Dorie Clark ugotovila, da ji tovrstna kombinacija oz. združitev bistveno bolj ustreza (tako časovno kakor vsebinsko).
Če uživate v tem, kar počnete, so najbolj zanimivi prijatelji pogosto tisti, s katerimi lahko delite tako osebne (razpravljate o hobijih ali se pogovarjate o medosebnih odnosih) kakor poslovne zadeve – zato ne izpustite potencialnega prijateljstva samo zato, ker ste osebo spoznali znotraj sovjega profesionalnega networka.
3. NAJDITE VZOREC DEJAVNOSTI, KI JIH ŽELITE ODPRAVITI
Seveda ni nujno, da optimiziramo vsako minuto svojega življenja, vendar nam lahko vodenje evidence našega časa pomaga, da določena opravila, ki nam ne prinašajo ne poslovnega ne osebnostnega zadovoljstva zmanjšamo/odpravimo – kot na primer brezciljno brskanje po socialnih omrežjih. Clarkova je sicer ugotovila, da je za tovrstno brezciljno brskanje v celotnem mesecu zabeležila le 2,5 ure, vendar si želi to prakso popolnoma odpraviti.
Vodenje evidence dejavnosti ji je omogočilo, da je zasledila vzorec obnašanja. Ugotovila je, da v zajčjo luknjo družbenih omrežjih vedno pade med 22. in 23. uro zvečer. Zdaj ko je ugotovila v katerem delu dneva je najbolj dovzetna za to dejavnost, lahko zavestno preoblikuje in vpliva na vzpostavitev novih dejavnosti pred spanjem, ki bolje ustrezajo njeni viziji kaj pomeni uspešna poraba časa. Seveda ima vsak drugačne predpostavke kako želi organizirati svoje življenje in kaj zanj pomeni dobro in prijetno zaključen dan.
4. ODKRIJTE KATERA OPRAVILA VAS PSIHIČNO IZČRPAVAJO
Pred začetkom eksperimenta, je bila Clarkova prepričana, da je količino časa, ki ga porabi za odgovarjanje na e-maile tisto, kar negativno vpliva na njeno produktivnost. A na podlagi evidence je ugotovila, da za e-maile porabi le približno 1,35 ure na dan, torej popolnoma sprejemljiva številka. To jo je spodbudilo, da se je nekoliko bolj poglobila v vprašanje zakaj jo odgovarjanje na e-maile tako čustveno izčrpa.
Ugotovila je, da izvor njenega stresa pravzaprav leži v tem, da nekdo nestrpno čaka na njen odgovor ter, da ji novo prihajajoči e-maili nenehno podaljšujejo seznam opravil zaradi česar ima občutek, da v delovnem dnevu ni storila dovolj. V kolikor spoznamo pravi vir našega stresa ga lahko veliko lažje odpravimo ali racionaliziramo.
To je bilo samo nekaj od generalnih ugotovitev, ki jih je odkrila Clarkova. Seveda pa sami lahko prišli do popolnoma drugih rezultatov. Zato vas spodbujamo, da se eksperimenta lotite tudi sami.
Ker vemo, da gre za kar obseženo in dolgotrajno opravilo smo vam pripravili:
3 NASVETE KAKO DOSLEDNO OPRAVITI 30 DNEVNI EKSPERIMENT BELEŽENJA SVOJEGA ČASA.
- Naj bo Excel datoteka v katero boste beležili svoje dejavnosti vedno odprta na računalniku (tako boste imeli konstantni opomnik, da je potrebno zabeležiti novo dejavnost).
- Poskusite uporabljati Google preglednico na Google Drive, tako da boste lahko do datoteke dostopali z različnih naprav, ne samo iz vašega računalnika.
- Ustvarite si lahko dnevni opomnik: »dopolnite tabelo dejavnosti«.
Ne pozabimo, v znanju je moč!
Brez podatkov imamo lahko namreč napačno predstavo o tem kako preživljamo svoj čas. Če vam uspe izpeljati celoten mesečni pregled dejavnosti, je lahko pridobljeno znanje neprecenljivo.
