- Kako bi opisali spremembo poslovanja vašega podjetja zaradi razmer Koronavirusa?
Že pred izbruhom krize v Evropi smo interno uvedli posebno Covid-19 skupino, ki dnevno spremlja razvoj dogodkov in skupaj z vodstvom odloča o potrebnih ukrepih v naših pisarnah. Tako smo že v januarju omejili poslovne poti in obiske sejmov v tujino, zaposlene pa redno ozaveščali o pomenu preventive pri zajezitvi koronavirusnih okužb, med drugim o pomembnosti ustrezne higiene rok, uporabe dezinfekcijskih sredstev, ki so nameščena na hodnikih naših pisarn ter ohranjanja medosebne razdalje.
Zdravje naših zaposlenih in skrb za zdravje njihovih bližnjih je za nas na prvem mestu, zato smo zaposlene v sredini marca pozvali k delu od doma. Zaposleni so se presenetljivo hitro odzvali na spremembe, stopili skupaj in se še bolj povezali. Izredno smo ponosni, da smo kljub omejitvam, ki jih je kriza prinesla, zagotovili nemoteno delovanje storitev naših klicnih centrov in naše agente opremili za delo od doma. Na zaprtje naših trgovin, ki se sedaj že počasi odpirajo, pa smo v marcu uspešno odgovorili z odprtjem naše prve virtualne trgovine (tukaj).
- Kakšen je bil vaš nasvet glede organizacije dela od doma za svoje uslužbence?
Zavedamo se, da je interna komunikacija in povezovanje zaposlenih izjemnega pomena, v času krize kot je ta še toliko bolj. V prvih dneh po pričetku dela od doma smo zaposlene v skupini opremili z aplikacijo Microsoft Teams, preko katere potekajo naši sestanki, dogodki in sodelovanje med timi. Za različne skupine vodstvenih timov smo izvedli online izobraževalne webinarje z nasveti, kako komunicirati v nastali situaciji, pomenu empatije in odnosov. Da bi zaposleni ostali povezani in na tekočem z aktualnim dogajanjem v podjetju, smo vpeljali virtualne dogodke in srečanja, preko katerih vodstvo in sodelavci delijo informacije o aktualnih projektih, aktivnostih in načrtih. Odprta komunikacija do zaposlenih je ključna pri vzdrževanju zavzetosti in pozitivne klime.
Naše izobraževalne dogodke - petkove kreativne zajtrke in zajtrke renoviranja smo prenesli v virtualni svet, zaposleni pa tedensko prejemajo prilagojeni SMile novičnik z vsebinami za profesionalni in osebni razvoj, duhovno rast in skrb za telo ter s številnimi nasveti in idejami za starše z otroki. Poleg rednega pošiljanja nasvetov za boljše počutje, ohranjanje energije in fizično aktivnost smo v maju zaposlene povabili, da razmigamo dnevno rutino in skupaj telovadimo pod vodstvom priznane fitnes trenerke. Poleg telesa treniramo tudi um - vzpostavili smo virtualni SMile knjižni klub in začeli skupaj brati. Izredno smo veseli, da bomo tudi letos nadaljevali s celoletnim internim programom mentorstva in zaposlenim v celotni skupini omogočili nadgrajevanje potrebnih znanj in veščin – tokrat v celoti v virtualni obliki.
- Ste pri delu od doma opazili kakršne koli spremembe pri produktivnosti svojih uslužbencev (bolj/manj produktivni)
Delo od doma v teh razmerah od posameznika zahteva veliko samodiscipline in usklajevanje dela in ostalih aktivnosti. Da bi zaposlenim pri tem pomagali, smo jih opremili z nasveti za organizacijo dela od doma in vzpostavljanje dnevne delovne rutine. Zaposleni so se izkazali za izredno fleksibilne in motivirane. Potrebno se je zavedati, da usklajevanje družinskih obveznosti, ob zaprtih šolah in vrtcih, z ohranjanjem delovne učinkovitosti, predstavlja velik izziv, zahteva zvrhano mero usklajevanja in zavzetosti, česar se podjetje zaveda in spoštuje. Ob tem je dobra povezanost, organizacija dela in obveščenost vseh timov ključnega pomena. Transparentna in redna komunikacija je ključna v času vodenja na daljavo, prav tako pa je pomembno graditi in vzdrževati zaupanje v svoje time. S tem vodje najbolje poskrbijo za vključenost zaposlenih in ohranjanje vključenosti in občutka povezanosti s podjetjem, kar neposredno vpliva na motivacijo in učinkovitost zaposlenih.
- Ali mislite, da bi lahko bilo delo od doma ustrezna možnost organizacije dela tudi po razpustitvi izrednih razmer?
Trenutno preučujemo možnosti, kako bi lahko pozitivne izkušnje dela od doma v času pandemije nadgradili v stalno prakso tudi po tem, ko se bo situacija umirila in bo spet varno, da se sodelavci vrnejo v pisarne. Seveda ob vseh spodbudnih dimenzijah dela od doma ne gre spregledati pomembnosti osebnega stika pri gradnji in vzdrževanju odnosov s posamezniki in timi.
- Kakšna je največja ovira, ki jo vidite pri organizaciji dela od doma?
Ključnega pomena pri vzpostavitvi dela od doma je zaveza in zavedanje o tem, da smo pripravljeni spremeniti naš star način delovanja - kar pomeni, da smo pripravljeni spremeniti naše navade in na novo definirati vzorce funkcioniranja. Vodje bodo pri tem zavzeli nepogrešljivo vlogo. V današnjem okolju, kjer se mora podjetje znati hitro prilagoditi spremembam, nastaja veliko več novih informacij, novih idej, novih povezav. To vnaša v delovno okolje več kompleksnosti, kar v virtualnem okolju zagotovo zahteva večji in drugačen obseg komunikacije, v odsotnosti osebnih stikov pa zagotovo ustvarja tudi več prostora za nerazumevanje ali napačno razumevanje. Vodje bodo imeli še pomembnejšo vlogo pri ustvarjanju okolja za vzpodbujanje zavzetosti zaposlenih, še posebej pri koordinaciji in vzdrževanju odnosov v timu, namreč koordinacija dela lahko sčasoma zlahka postane le koordinacija nalog. Da bo delo od doma uspešno funkcioniralo dolgoročno, bo med drugim nujen gradnik zaupanje in za izgradnjo in vzdrževanje zaupanja bo potrebno v določenem obsegu zadovoljiti tudi potrebo po osebnih stikih.
