Tudi za direktorje ali vodilne delavce je lahko pogovor o neuspešnem delu predmet stresa in nelagodnosti.
1. Vprašajte in ne zatrjujte.
Najprej vprašajte zaposlenega, kako bi ocenili svojo uspešnost doseganja poslovnih ciljev.
Poleg splošne ocene jih prosite, da navedejo ključne primere/matrike, s katerimi merijo svojo uspešnost.
Če boste lahko vsaj približno uskladili vaša merila in dojemanja bo vaš nadaljnji pogovor veliko bolj uspešen. Pričakujete lahko 3 vrste odgovorov zaposlenega:
a) V najboljšem primeru bo zaposlen istega mnenja kakor vi. Vprašanje bo dalo delavcu priložnost, da pojasni, kaj so razlogi za trenutno nedoseganje svojih ciljev. V tem primeru boste lahko hitro nadaljevali k naslednjim korakom svojega načrta – kako izboljšati trenutno delovno produktivnost/odpraviti ovire.
b) Včasih se boste z delavcem strinjali le delno. V tem primeru vam še vedno ni treba izpostaviti celotne problematike/pogovora o problemih nedoseganja ciljev vendar preprosto opozorite na področja, za katera mislite, da potrebujejo izboljšanje.
c) V nekaterih primerih bo delavec morda mislili, da svoje delo opravlja zelo dobro. Takrat lahko izrazite vaš pogled na situacijo: "Zdi se mi zelo koristno, da slišim vašo perspektivo, žal imam drugačno predstavo o vašem nastopu. Rad bi vam podal več informacij o tem, kako sem prišel do tega mnenja, nato vas vabim, da moje komentarje dopolnite z vsemi morebitnimi informacijami, ki sem jih izpustil in bi lahko bolje opisali realnost vašega dela."
2. Natančno pojasnite vaša pričakovanja
Zdaj, ko ste se pogovorili, da je treba izboljšati uspešnost zaposlenega, lahko navedete seznam jasnih pričakovanj in orisana področja, o katerih se ni mogoče pogajati.
a) Bodite jasni glede pomanjkljivosti zaposlenega, tako da opišete določene primere in vedenja, ki ste jih opazili: "Opazil sem, da se niste odzvali na polovico mojih e-poštnih sporočil, in trajalo je en teden, da odgovorite na tri druge. Poleg tega ste zamudili svoja zadnja dva roka, ne da bi me o tem obvestili.«
b) Vključujoč predlog za rešitev: »Želim se pogovoriti o razlogih za tovrstne zamude. Pomagal vam bom preoblikovati del delovnega procesa, ki vas bo razbremenil.«
c) Pogoj: »V kolikor boste od sedaj naprej opazili, da roka ne morete izpolniti, se z mano pogovorite vsaj dva dni vnaprej, da lahko ponovno postavim pričakovanja naših zainteresiranih strani. «
d) Pogled v prihodnost: Pojasnite časovni okvir znotraj katerega pričakujte, da bo delavec dosegle novo zastavljene rezultate in kaj se bo zgodilo, če slednji ne bodo doseženi.
3. Nov načrt delovne organizacije poskušajte oblikovati skupaj
Če vprašate svojega zaposlenega o njihovih razmišljanjih, boste mogoče ugotovili, da niste dobro ocenili obsega dela, ki je bil potreben za zaklujčel projekta. V tem primeru je pomembno, da ste tudi sami pozorni glede postavljanja realnih ciljev za svoje delavce. S postavljanjem vprašanj svojim zaposlenim z njimi sodelujete namesto, da le narekujete zahteve - s tem povečujete motivacijo zaposlenega za doseganje poslovnih ciljev.
Vaši zaposleni bodo cenili povabilo k sodelovanju pri izboljšanju njihove učinkovitosti in iskanju novih rešitev. Tovrsten pristop se bo izkazal za veliko bolj zdravega za podjetje, zaposlene in tudi za vas.
