Vodja oddelka poslovne administracije (m/ž)

Job description

V svojo ekipo vabimo:

Vodja oddelka poslovne administracije (m/ž).

Oddelek Administracije je eden ključnih oddelkov za uspešno poslovanje našega podjetja. Odgovoren je za celotni proces dokumentacije vezane na nakup in prodajo vozil, morebitne uvoze in registracije vozil ter povračila davkov in dajatev. Dnevno skrbi, da so vsi podatki o vozilih in plačilih ažurirani, stranke pa imajo vse potrebne informacije o statusu svojih vozil in pripadajočih dokumentov.

S tega razloga iščemo dinamično, pozitivno in hkrati organizirano osebo, ki bo strokovno vodila in usmerjala tako ekipo sodelavcev kot procese in aktivnosti znotraj tega oddelka.

Iščemo osebo, ki prepozna in ceni moč medosebnih odnosov, skrbi za dobro počutje svoje ekipe, hkrati pa jo vodi zadovoljstvo strank in vedno pozitivna uporabniška izkušnja.

Glavne zadolžitve in odgovornosti:
- vodenje in koordinacija oddelka administracije; usklajevanje in razporejanje delovnih nalog, skrb za prioritete ter motiviranje ekipe
- odgovornost za optimiziranje in nadgradnjo delovnih procesov v oddelku
- kontrola ključnih delov administrativnega procesa ter spremljanje in odziv na morebitna odstopanja
- pomoč pri reševanju zahtevnih in kompleksnejših primerov uvoza vozil, toka dokumentacije, računov, plačil…
- komunikacija s strankami (kupci in dobavitelji) vezano na vsebino in pretok dokumentov;
- skrb za ohranjanje zadovoljstva strank in pozitivne uporabniške izkušnje
- dnevno sodelovanje in komunikacija z vsemi oddelki v podjetju, predvsem z oddelkom financ, prodajo/nabavo in logistiko
- poznavanje, nadzor in občasna izvedba postopkov uvoza vozil in povračil (DMV, DDV…), procesa izdaje in prejema računov ter vsebinska pomoč pri teh postopkih sodelavcem/kam znotraj oddelka (tudi v hčerinskih podjetjih; doma in v tujini)
- aktivna uporaba internega CRM ter povezanih orodij in sistemov
- spremljanje in upoštevanje zakonov in predpisov, ki urejajo področje finančne administracije - v sodelovanju z interno finančno službo

Requirements

Pričakovane osebnostne lastnosti – iščemo osebo, ki je…
- odprta, pozitivna in jo vodi timski duh
- razume in stremi h konceptom učinkovitosti, optimizacije in avtomatizacije
- zelo strukturirana, natančna in pozorna na detajle
- samoiniciativna in motivirana za delo
- dinamična in sposobna hitrega prilagajanja na spremembe in situacije

Zahteve za delo:
- aktivno znanje angleškega in hrvaškega jezika; govorno in pisno (poznavanje dodatnega evropskega jezika je prednost)
- vsaj 3 leta primerljivih izkušenj (s področja vodenja ekipe, finančne ali poslovne administracije)
- odlično poznavanje paketa MS Office; dnevna uporaba e-pošte in različnih IM kanalov (Skype, Slack, Viber, WhatsApp…)
- sposobnost hitrega tipkanja in hitrega preklapljanja med različnimi kanali komunikacije
- sposobnost aktivnega poslušanja
- učinkovito upravljanje s časom in organizacijske sposobnosti
- poznavanje in uporaba poslovno-računovodskega programa Pantheon je prednost
- izkušnje z BI in optimizacijo procesov so prednost

Idealen kandidat za nas predstavlja osebo, ki jo vodi poslovna miselnost in strateško razumevanje vpetosti oddelka v poslovanje podjetja, s sposobnostjo »zavihati rokave« pri operativni izvedbi. Od kandidata pričakujemo, da uživa v vodenju ekipe, zna prepoznati in določiti prioritete ter stremi k nenehnim izboljšavam in optimizaciji procesov in dela. Istočasno pa gradi super odnose in proaktivno sodeluje tako z interno ekipo sodelavcev kot zunanjimi partnerji in institucijami.

What we offer

- zanimivo, razgibano in odgovorno delo v prijetnem in sproščenem delovnem okolju
- pogodbo za nedoločen čas trajanja s poskusno dobo 6 mesecev
- mesečno plačilo ustrezno izkušnjam in znanju (izplačila nad povprečjem v industriji)
- dodatne timske in delovne bonuse ter poslovno uspešnost
- delo v mednarodnem, inovativnem in razvojno usmerjenjem kolektivu
- sodobne in tehnološko opremljene delovne prostore
- delovni urnik: od ponedeljka do petka, med 8:00/9:00 in 16:00/17:00 uro
- konstantna izmenjava znanj ter osebni in strokovni razvoj
- dodatne ugodnosti (prenosni računalnik, brezplačno parkiranje, subvencionirane športne vadbe, frizerske storitve in masaža na delovnem mestu, ...)
- simpatična druženja, pikniki in teambuildingi (jadranje, smučanje, ...)

Other information