Evidentičar (m/ž)

Job description

- za vse zaposlene v oddelkih za katere vodi evidenco delovnega časa dnevno preverja pravilnost vnosa opravljenih ur in odsotnosti; zagotavlja pravilnost profilov dostopa, urnikov in režimov dela
- zagotavlja, da je evidenca dela ažurna oz. se ažurira sproti (24 ur po zaključku delovnega dne)
- zaposlene in njihove nadrejene opozarja na pomanjkljivosti in napake v evidenci delovnega časa ter pomaga pri odpravi le teh
- uporabnike sistema ŠPICA usposablja za pravilni vnos dogodkov v zvezi z delovnim časom in ključnih funkcionalnostih sistema, svetuje in pojasnjuje pravila evidentiranja delovnega časa
- po potrebi, v imenu zaposlenih oddaja vloge in zahtevke (modul »Approval Workflow« in modul »Potni Nalog«) za namen usklajevanja z njihovimi nadrejenimi, za različne vrste odsotnosti z dela
- pri zaključevanju meseca in pripravi podatkov za obračun plač zagotavlja pravilno stanje ur v evidenci delovnega časa: preverja seštevek ur, po potrebi preverja dninske liste posameznikov, ugotavlja napake in odgovorne opozarja na odstopanja
- zaposlene opozarja na to, kako in kdaj mora biti zaključena bolniška odsotnost in v sodelovanju z zaposlenimi zagotavlja, da so na konec meseca vse bolniške liste ustrezno zaključene
- zagotavlja, da se evidenca dela pravilno ujema/usklajuje z evidenco službenih poti (izplačilo malic in prevoza na delo je usklajeno z izplačilom dnevnic in kilometrine za službeno pot)
- HR Master Adminu sporoči, da je mesečna evidenca delovnega časa za oddelke katere ureja, zaključena
- vroča dokumente zaposlenim po dogovoru in po navodilih vodje oddelka upravljanja kadrov, (odredbe za nadurno delo, prerazporeditev delovnega časa, pripravljenost na delo doma, premestitev na drugo delovno mesto ali drugo izmeno, plačilne liste, obvestila o letnem dopustu ipd.); vodi evidence vročenih dokumentov
- od zaposlenih pridobiva, skenira in specialistom za kadrovsko administracijo posreduje potrdila o upravičenosti zaposlenih do koriščenja izrednega dopusta ali drugih vrst odsotnosti
- po potrebi in v skladu z navodili vodje oddelka upravljanja kadrov zagotavlja podpisovanje izjav in drugih dokumentov v zvezi z zaposlitvijo, koriščenjem različnih ugodnosti in bonitet za zaposlene
- pripravlja redna in izredna poročila s področja dela
- ob odsotnosti osebe odgovorne za planiranje delovnega časa aktivno planira delovni čas zaposlenih v modulu »Dynamic Scheduling« ter komunicira z zaposlenimi
- proaktivno skrbi za izboljšanje delovanja sistema: v primeru ugotovljenih napak v delovanju sistema in tudi v primeru idej in predlogov, svoje potrebe in ideje pisno in sproti sporoča nadrejenemu. Pisno posreduje predloge osebam, odgovornim za nastavitve v sistemu. Opozarja na pomanjkljivosti v nastavitvah sistema, ki omogočajo zlorabe s strani uporabnikov sistema

Kraj opravljanja dela: SIJ Acroni d.o.o., Cesta Borisa Kidriča 44, 4270 Jesenice.

Requirements

- V. stopnja srednješolske izobrazbe (družboslovna ali druga ustrezna smer)
- 1 leto primerljivih delovnih izkušenj
- aktivno znanje angleškega jezika
- poznavanje dela z računalnikom (Windows okolje, Microsoft Office, program za evidenco delovnega časa, podatkovne baze)
- odlično poznavanje programa za vodenje evidence delovnega časa
- seznanjenost z določili delovno pravne zakonodaje, kolektivnih pogodb in drugih internih aktov, ki urejajo pravila evidentiranja in obračuna dogodkov v zvezi z delovnim časom
- sposobnost za delo z zaupnimi osebnimi podatki
- sposobnost za etično delo in delo v skladu z navodili
- sposobnost za delo z ljudmi
- samostojnost
- natančnost
- druge kompetence v skladu z matriko kompetenc določeno za to delovno mesto

What we offer

- delo v stabilnem podjetju in urejene pogoje dela
- strokovno usposabljanje in izobraževanje
- možnost razvoja kariere in napredovanja

Z izbranim kandidatom/kandidatko bomo sklenili delovno razmerje za nedoločen čas s 3 mesečno poskusno dobo.

Other information