Administrator - poslovni sekretar (m/ž)

Job description

- pomoč pri delu poslovodstva
- organizacija in vodenje pisarne
- sprejem pošte
- oprema pošte z ustreznimi žigi (prejeto, poslano, rok...)
- razporeditev pošte po spisih
- obveščanje zaposlenega, ki dela na primeru o prejemu pošte
- obveščanje strank o prejeti pošti
- vsakodnevna oddaja pošte
- skrb za roke
- opozarjanje zaposlenih na prihajajoči rok
- označba stanja zadev v dnevnem koledarju
- tekoče spremljanje prejete e-pošte in ažurno odgovarjanje nanjo
- sprejem strank
- telefonska komunikacija s strankami in beleženje telefonskih klicev
- shranjevanje vse prejete in izdane dokumentacije (pošta, vloge, e-pošta) v programu Law Office (LO)
- spremljanje vpisovanja storitev v LO
- skrb za vpisovanje vseh pomembnih podatkov v LO (podatki strank in nasprotnih strank, označba spora in vrednosti...)
- izdaja računov
- vodenje evidence računov
- vodenje evidence neplačanih terjatev in skrb za njihovo izterjavo
- skrb za urejenost pisarne
- vodenje potnih nalogov
- skrb za izdane in prejete račune ter vodenje evidence
- skrb za pravočasno komunikacijo z računovodstvom in dostava dokumentacije računovodstvu
- nadzor evidence prisotnosti zaposlenih
- vodenje obveznih evidenc
- sodelovanje s podjetjem, ki izvaja strokovne naloge iz varstva pri delu in požarne varnosti
- urejanje rezervacij hotelov, letalskih vozovnic, ipd.

Requirements

Izobrazba:
- srednja strokovna, srednja splošna

Alternativna izobrazba:
- višješolska (prejšnja), višja strokovna

Drugi pogoji:
- potrebno obvladovanje vsaj enega tujega jezika, drugi tuj jezik je zaželen

What we offer

- trajanje zaposlitve: nedoločen čas
- poskusno delo: 6 mesecev
- delovni čas: 40 ur/teden
- urnik dela: dopoldan

Other information